۱: پس از مجوز دفاع ازسوی اساتید محترم راهنما ومشاور دانشجو باید
 پایانامه را در سامانه همانند جو بار گذاری نماید ( شناسه استاد راهنمابرای رمز ورود به سامانه همانند لازم و ضروریست ).
۲: تایید و امضا نتیجه همانند جو توسط استاد راهنما وبارگذاری آن در سیستم گلستان با پردازش ۱۸۰۹۰ توسط دانشجو.
۳: ثبت درخواست دفاع توسط دانشجو در سیستم گلستان با پردازش ۱۸۷۷۰ 
۴: مراجعه به مدیرمحترم گروه  آموزشی و کارشناس محترم گروه برای بررسی شرایط دانشجو ازقبیل گذراندن واحد آموزشی و نداشتن مشکل آموزشی ، برای دانشجویان دکتری بررسی آزمون جامع ،صورتجلسه دفاع از پروپوزال وپیش دفاع ضرویست ( یک ماه از تاریخ پیش دفاع سپری شده باشد ).
۵: در پردازش ۱۸۰۹۰ حتما صورتجلسات ذکرشده بار گذاری شده باشد، دانشجویان دکتری باید فرم تایید مقاله امضا شده به انضمام گواهی پذیرش مقاله راهم بار گذاری نمایند.
۶: هماهنگی با اعضای کمیته دفاع مشخص ثبت روز وساعت و تاریخ دفاع در پردازش ۱۸۷۷۰ توسط استاد راهنما و مدیر گروه تایید آن .
۷: ثبت اسامی داوران و نماینده تحصیلات در سیستم گلستان قسمت درس _دروس خاص توسط مدیر محترم گروه.
۸: مراجعه دانشجو به مدیر آموزش برای اقدام لازم.
۹: مراجعه دانشجو به آقای امیریان و برای ثبت مکان دفاع ( رزو مکان دفاع ).
۱۰: پس از انجام مراحل ذکر شده دانشجو باید برای انجام رفع نقص احتمالی وتایید نهایی مجوز دفاع به تحصیلات تکمیلی دانشگاه واقع در سازمان مرکزی مراجعه نماید .
۱۱: نصب اطلاعیه دفاع در مکانهای مناسب دانشکده برای اطلاع رسانی در خصوص زمان برگزاری دفاع و بارگذاری آن توسط آقای کماسی در سایت دانشکده.
۱۲: پس اخذ مجوز دفاع از تحصیلات تکمیلی دانشگاه دانشجو باید فرم شماره ۷ دفاع به انضمام نامه های اعضای محترم کمیته دفاع به نماینده محترم تحصیلات تکمیلی تحویل نماید ( حداقل ۱۰ روز قبل از روز دفاع ).
۱۳: یادآوری تلفنی یا به هرطریق ممکن در خصوص روز و مکان دفاع توسط دانشجو به اعضای کمیته دفاع در  روز قبل از شروع دفاع.